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Como cada vez, al final del año, todos empezamos a pensar en buenos propósitos para el año nuevo: nuestros deseos, nuestras expectativas, lo que esperamos y lo que queremos hacer.
Y entonces, nos animamos a hacer listas de listas de cosas que haremos o que deberíamos hacer. Y luego están las listas de la compra que hay que hacer para la cena de Nochevieja o para la comida del día de Navidad, las listas de los regalos, las listas de Amazon, las de las tiendas por Internet, y las listas de cosas que aún quedan por hacer para el trabajo… Podríamos llenar todo el artículo solo con una lista de las listas que cada persona hace en media.
En realidad, el sistema de crear listas de cosas que hacer constituye un útil aliado para cualquiera que deba gestionar su trabajo: las usan las empresas y los profesionales, las amas de casa y los estudiantes, las usaban las abuelas y las usan los científicos. Son una herramienta formidable que permite descargar de la memoria datos e información difíciles de recordar, así como organizar las actividades en función de los plazos, prioridades etc.
Por tanto, las listas de cosas que hacer son una potente herramienta de gestión de nuestro tiempo (Time Management). No hacerlas significa hacer las cosas a ojo, lo cual, en pocas palabras, significa no tener una idea clara de lo que se hace y de adónde se va. En efecto, las listas no son, como algunos piensan, herramientas rutinarias de baja planificación, sino herramientas sencillas y eficaces en las que se basa una atenta planificación.
¿Cuáles son las herramientas o los métodos más de moda para hacer listas?
1. GTD
El padre de las listas es Dave Allen, que cuando sacó su libro «Getting Things Done» revolucionó con una herramienta al alcance de todos y banal la gestión del tiempo, incluso en empresas grandísimas.
El método que Allen ha enseñado a directivos y profesionales de todo el mundo es el «Getting Things Done» (GTD) y se basa, a grandes rasgos, en una rotación de los objetivos, la planificación y la reducción de las tareas en partes más pequeñas.
https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done!
https://gettingthingsdone.com/
2. Action Method
Es el método desarrollado por los fundadores de la red Behance, conocidísima por todos los creativos y actualmente propiedad de Adobe. El método se basa en la gestión y la organización mediante bloques de notas y cuadernos bien diseñados y muy atractivos de ver y conservar sobre el escritorio, en los que se anima a usar intensamente las herramientas de pensamiento visual (Visual Thinking).
Para saber más https://actionmethod.com/
3. El sistema Autofocus
Si te gusta el método GTD, te podría gustar esta variación (o evolución) sobre el mismo tema, ideada por Mark Foster, que es muy sencilla y se basa en leer y releer la lista hasta comprender o sentir qué tareas son necesarias y cuáles no.
Para saber más sobre este sistema, consulta https://markforster.squarespace.com/
4. Bloques de notas y post-its
Este es el método más primitivo, es decir, organizar cada semana listas de tareas en folios o post-its de manera que se puedan ampliar y poner bien a la vista sobre los calendarios. ¿Cuántas oficinas has visto con el típico planning en la pared lleno de post-its rosas o amarillos? Los post-its se mueven en función de si se han realizado o no las tareas. Esta podría ser una estupenda ocasión para imprimir unos buenos blocs de notas para hacer las listas.
Prueba a solicitar un presupuesto.
5. Aplicaciones
Desde que hay smartphones, podemos tener las listas a mano, de manera inteligente. No solo se pueden vincular a calendarios o programas de correo electrónico, sino que hay aplicaciones dedicadas exclusivamente a la creación y al disfrute de las listas. Encontramos desde programas de Gestión de Proyectos como Asana o Trello, pasando por programas de gestión de apuntes como Evernote o Google Documents, hasta auténticas aplicaciones de gestión de listas, como:
Wunderlist, quizás el más famoso, Get It Done, la aplicación oficial del método GTD, la divertida Remember the Milk; después, Google Keep, Microsoft To-Do, Any.do, Producteev, Todoist, Things, y muchas otras que suelen diferenciarse por la gestión de las listas y de las tareas, o bien, dada la sencillez de la herramienta, solo por su interfaz gráfica.
Pero ¿realmente son tan importantes y eficaces las listas?
Muchos se han hecho esta pregunta dado que, después de todo, hacer listas es de por sí un trabajo y, con frecuencia, las listas son tan largas o están tan llenas de cosas que crean frustración por la imposibilidad de terminarlas.
Y, por ese motivo, dan pie a la procrastinación, es decir, a aplazar y retrasar algunas de esas tareas, a menudo las más importantes, en detrimento de las menos importantes y de las más fáciles de realizar. En efecto, para usar bien las listas, hay que aprender un buen método para hacerlas: por tanto, el consejo es estudiar estas técnicas y profundizar en ellas de manera que no nos sintamos abrumados por larguísimos papiros de cosas que hacer.
De lo contrario, para quien sea un compilador compulsivo de listas, podría ser divertido elaborar una lista de cosas que NO hacer, es decir, aprender a tirar cosas y a hacer limpieza en cuanto a las tareas a realizar: ideas que descartar, tareas marginales o ineficaces, cosas que se hacen solo por obligación o costumbre sin que tengan una eficacia real, tareas muy desagradables, etc.
De esta forma, además de liberar nuestra mente, la lista también nos liberará del ansia de tener que hacer siempre «todo todo». Incluso durante las vacaciones.
Porque el secreto de las listas es que, en un determinado momento, se terminan, y ese tiempo que nos queda cuando hemos terminado una lista no tenemos que usarlo para ponernos a hacer inmediatamente otra, ¡sino para disfrutar de un pequeño y merecido descanso!
Si en este momento no te surge ninguna idea, puedes directamente descargar e imprimir las “To do list” que hemos diseñado para ti.
