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En los últimos años, muchos de nosotros hemos experimentado el teletrabajo. Una experiencia que ha abierto los ojos a muchas empresas y a muchos trabajadores: si antes ir a la empresa o a la oficina formaba parte de nuestra rutina, hoy las perspectivas han cambiado y mucha gente se ha dado cuenta de que trabajar a distancia no solo es posible, sino mejor.
¿Qué es el smart working y cómo funciona? ¿Qué ventajas ofrece? ¿Cómo hacerlo mejor? ¿Qué herramientas pueden ser de ayuda? ¿Y en qué países está más extendido? Comencemos respondiendo algunas preguntas.
Smart working: qué significa y cómo funciona
¿Qué es el smart working? El smart working o trabajo inteligente es una forma diferente de realizar el trabajo subordinado sin limitaciones de lugar y de horario. Se establece a través de un acuerdo entre las partes, es decir, entre el empleador y el trabajador. Y, según los acuerdos realizados, las tareas se pueden realizar de forma totalmente remota o parte en la oficina y parte a distancia.
No vamos a hablar de lugares de trabajo, equipamiento tecnológico (los dispositivos que la empresa debe o no proporcionar a sus empleados para trabajar en remoto), reembolso de costes fijos, derecho a la desconexión o cualquier otra cosa, ya que todos estos aspectos cambian según el país. Así que vamos a limitarnos a una especificación importante: en ningún caso existe diferencia salarial entre los empleados que desempeñan el trabajo como smart working y los que trabajan en la empresa.
En esta nueva (no para todos los países) forma de realizar el trabajo, la contribución de los empleados se mide en términos de ciclos y objetivos, y ya no en términos de horas de trabajo en la oficina. En definitiva, un buen cambio que se refiere no solo a los métodos y procesos, sino sobre todo a la introducción de una nueva filosofía de gestión.
Smart working y teletrabajo: ¡no son lo mismo!
En la primera fase de la pandemia de COVID-19, muchas personas se encontraron trabajando desde casa respetando el horario de oficina. Aquí ya podemos empezar a aclarar: esto no es trabajo inteligente sino teletrabajo. El teletrabajo, al igual que el trabajo inteligente, prevé que el trabajador o la trabajadora realicen su trabajo a distancia pero, a diferencia del trabajo inteligente, contempla limitaciones de tiempo: los horarios de trabajo son rígidos y suelen reflejar los del personal que trabaja en la oficina. En el teletrabajo, por tanto, se pierde la filosofía empresarial que rediseña el concepto de tiempo y razona por objetivos.
Ventajas y desventajas del smart working
El trabajo a distancia se creó para conciliar mejor los tiempos de vida y trabajo de los empleados. Y para las empresas (y para el ambiente laboral) las ventajas tampoco faltan. En el equilibrio entre pros y contras es innegable que ganan los primeros. Pero vamos a repasar, por orden, las ventajas y desventajas para que tú también puedas sacar tus propias conclusiones.
Las ventajas para las empresas:
- Personal más responsable y más motivado (esto conduce al crecimiento del talento).
- Aumento de la productividad.
- Reducción del absentismo.
- Reducción de los costes por la gestión de los espacios físicos.
Las ventajas para los empleados:
- Más flexibilidad en la organización de la jornada laboral.
- Mejora del estilo de vida.
- Reducción del estrés.
- Reducción de tiempos y costes de los desplazamientos.
- Aumento de la motivación y la satisfacción.
Las (inestimables) ventajas para las ciudades y el medioambiente:
- Menos tráfico.
- Reducción de la contaminación, ya que se da una disminución de las emisiones de dióxido de carbono.
¿Cuáles son las posibles desventajas de trabajar en remoto?
- Para los empleados: dificultad para separar el trabajo de la vida privada (muchas veces coinciden tiempos y lugares) y estrés por un uso intenso de las tecnologías digitales.
- Para los empleados y para la empresa: sensación de aislamiento y poca participación.
- Para la empresa: miedo a tener poco control sobre los recursos y la productividad.
En cuanto a los contras, nos gustaría subrayar que estos son problemas que solo pueden surgir cuando el trabajo en remoto no se gestiona adecuadamente. Entonces, ¿cómo organizarse para atajar los problemas y disfrutar solo de los beneficios?
Smart working: cómo gestionarlo mejor y con qué herramientas
Puede parecer trivial, pero lo primero que es importante entender es quién puede trabajar de forma remota y quién no. De hecho, es fundamental poder concebir diferentes modelos de trabajo (trabajo inteligente al 100 %, trabajo inteligente híbrido y trabajo en las oficinas de la empresa) para los empleados que tienen tareas específicas. Por lo tanto, primero se analiza cuidadosamente la situación, teniendo en cuenta a las personas, sus necesidades, sus personalidades y sus tareas. Es el primer paso para no cometer errores. Una vez hecho esto, solo queda organizarse.
Está bien que el empleador:
- Asegurarse de que sus empleados tengan todos los recursos de TI necesarios. Cada persona debe contar con el equipo adecuado para desempeñar sus funciones exactamente como lo haría en la oficina. Es más, en el trabajo a distancia surge la necesidad de contar con los medios adecuados para facilitar la comunicación y la colaboración.
- Organizar momentos periódicos de discusión entre el equipo y entre el empleador y los empleados. Sirve para evitar la sensación de aislamiento y para seguir haciendo que todos se sientan involucrados dentro de la empresa. El contacto constante también ayudará al empleador a superar esa sensación de falta de control sobre el personal y los procesos.
- Respetar los espacios de vida privada de sus empleados. El trabajo en remoto no da derecho a llamar o enviar correos electrónicos en cualquier momento del día o de la noche.
Para mejorar la forma de trabajar cuando es smart working, los empleados deben:
- Adoptar ritmos de trabajo saludables. Aunque haya flexibilidad, es bueno establecer horarios para separar la vida laboral de la vida privada. Y también es importante hacer descansos para evitar el síndrome de desgaste profesional.
- Organizar su espacio de trabajo. Es mejor tener una estación de trabajo fija con todo lo necesario para trabajar, quizás separada de las otras habitaciones de la casa. De esta manera, es más fácil concentrarse y «desconectar» (incluso mentalmente) cuando se termina de trabajar.
Ya que hablamos de los recursos tecnológicos, queremos dejarte una lista de 4 herramientas para teletrabajar que podrían ayudarte a gestionar mejor tu trabajo:
- Trello: un software para realizar un seguimiento de los proyectos en curso y las tareas por realizar.
- Asana: otro software útil para gestionar y compartir proyectos con tu equipo.
- Slack: para chatear con el equipo y organizar chats sobre proyectos específicos.
- Webex: para tener reuniones online y videoconferencias. También puedes grabarlas, tomar notas mediante transcripción automática y compartir contenidos.
Smart working: los países donde está más extendido y qué pasó tras la pandemia
En los últimos años, empresas y trabajadores de varios países europeos han podido probar los beneficios del trabajo inteligente: algunos solo lo han implementado, mientras que para otros ha sido un verdadero descubrimiento. Hay quien ha optado por mantenerlo incluso después del final de la fase más aguda de la pandemia y también hay quien, en cambio, ha dado unos pasos atrás.
En los Países Bajos, por ejemplo, el trabajo inteligente era una forma consolidada de trabajar mucho antes de la emergencia sanitaria. La llegada de la pandemia ha ayudado a elevar aún más el número de personas trabajando en la modalidad smart working, que en 2021 pasó a ser del 57,6 %. Lo mismo ocurre con Irlanda, que entre 2020 y 2021 experimentó un aumento del 8 % en trabajadores desempeñando el trabajo inteligente, pasando del 32,6 % al 40,6 %. En el podio de los países europeos que mejor han acogido el método de teletrabajo se encuentran los Países Bajos, Irlanda y Bélgica.
En Italia, entre 2019 y 2021, el porcentaje de trabajadores en smart working casi se triplicó. Sin embargo, después de la fase más aguda de la pandemia, muchas empresas han decidido que sus empleados vuelvan a las oficinas. En 2023, según datos procesados por el Instituto nacional italiano de análisis de políticas públicas (INAPP, Istituto nazionale per l’analisi delle politiche pubbliche), solo el 14,9 % de las personas ocupadas realizan su trabajo de forma remota.
En Europa, la dificultad para difundir el trabajo inteligente se debe principalmente a la falta de una regulación adecuada. Como leemos en el artículo de Cristina Casadei en el periódico italiano Il Sole 24 Ore: «Para que esta forma se establezca y complete, es necesario resolver algunos puntos decisivos y es razonable que esto pueda pasar por la negociación colectiva. Entre los ejemplos que han sido elementos de debate están los costes del trabajo a distancia, la regulación y el respeto al derecho a la desconexión, la resolución de cuestiones de salud y seguridad, no solo respecto a la adecuación de las herramientas de trabajo, sino también los riesgos de estrés y aislamiento del trabajador. Y luego está la privacidad: el trabajo a distancia implica un fuerte riesgo de intrusión en la vida de las personas, así como un control algorítmico sobre el desempeño laboral».
Pero somos optimistas: los beneficios asociados con el trabajo inteligente son tan grandes que estamos seguros de que los puntos decisivos se resolverán mediante una regulación adecuada. Ojalá pronto, porque el futuro nos espera.