12 aplicaciones para ayudarte a concentrarte, organizarte y hacer tus tareas

Hoy en día, las redes sociales, el correo electrónico y un sinfín de distracciones más compiten por nuestra atención. A veces resulta complicado centrarse en una sola tarea. Por suerte, existen muchísimas aplicaciones que nos ayudan a concentrarnos, organizarnos y aprovechar el tiempo.

Aplicaciones para bloquear redes sociales, páginas web y correo electrónico

¿Te has visto alguna vez en la situación de coger tu móvil u ordenador y meterte en Facebook, Instagram o Twitter por enésima vez en un día? Los creadores de esas redes sociales diseñaron sus aplicaciones a propósito para que resultasen adictivas, por lo que a veces es útil contar con un poco de ayuda para superar dicha adicción.

Focus (Mac)

Focus es una aplicación para Mac que utilizo yo y que sirve para reducir el uso de las redes sociales. También sirve para que no estés mirando constantemente tu correo electrónico o tu página web preferida. Puedes seleccionar qué páginas web quieres bloquear y así poder concentrarte durante el periodo de tiempo seleccionado por defecto, que es de 25 minutos, o el que tú decidas. También puedes establecer un planificador diario para bloquear aplicaciones, páginas web y correo electrónico. Por ejemplo, puedes bloquearlas entre las 09:30 y las 12:30, de manera que solo puedas mirarlas solo después de comer. Si intentas acceder a una página bloqueada, por ejemplo, Facebook, te aparecerá una frase inspiradora para motivarte. Focus también cuenta con la función Pomodoro Timer. El método Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo con la que puedes dividir tu tarea en intervalos de trabajo con minidescansos. Cuando completes varias sesiones de trabajo, se te concede un descanso más largo.

Cold Turkey (Mac y PC)

Cold Turkey tiene funciones muy similares a las de Focus, con la ventaja de que funciona tanto en Windows como en Mac. Otra característica interesante es que puedes bloquear el temporizador para que no puedas cambiarlo. Esto significa que es mucho más difícil que te lo saltes, lo cual es útil si te distraes con facilidad. Antes de decidir bloquear cualquier aplicación o página web, puedes usar tu ordenador con normalidad y ver dentro de las estadísticas cuánto tiempo pierdes y en qué páginas.

Foto – https://getcoldturkey.com/support/user-guide/

Freedom (Mac, Windows, iOS)

Además de las distracciones que tenemos con los ordenadores, la mayoría de nosotros también tenemos teléfonos y tabletas: ahí es donde entra la aplicación Freedom. Además de las versiones para Windows y Mac, cuenta con una versión para iOS. Puedes usar Freedom para bloquear páginas web, el correo electrónico y aplicaciones, y así reducir su uso. Si necesitas concentración total, también puedes bloquear directamente la conexión a Internet. Cuenta también con un modo de bloqueo para cuando no estés muy motivado y debas asegurarte de que tu adicción a las redes sociales no se interponga entre tu trabajo y tú. Una característica interesante de Freedom es que, como está disponible en Mac, Windows e iOS, puedes sincronizar los bloqueos en todos tus dispositivos. Eso significa que no podrás caer en la tentación de mirar tu iPhone mientras trabajas con el ordenador. Freedom también te permite programar los bloqueos con antelación y establecer bloqueos que se repitan, por lo que podrás organizarte un horario de trabajo sin distracciones cada semana.

AntiSocial (Android)

Si eres usuario de Android, deberías echarle un vistazo a la aplicación AntiSocial. Descárgate la aplicación y utilízala durante dos semanas. La aplicación monitorizará cuánto utilizas el teléfono y qué haces en comparación con otros usuarios del mundo. Esto te dará una pista sobre qué aplicaciones te hacen perder la mayoría del tiempo. Luego, puedes añadir dichas aplicaciones a una lista negra para reducir su uso.

Modo «No molestar» y apagar las notificaciones de las aplicaciones

Una opción más fácil que descargar cualquier aplicación es poner el móvil en modo «No molestar», lo que hará que dejes de recibir notificaciones y llamadas cuando tengas que concentrarte de verdad. Aún mejor es desactivar las notificaciones de páginas como Facebook e Instagram, lo que te ayudará a dejar de sentir la necesidad de mirarlas y de responder a comentarios y publicaciones nuevas.

Aplicaciones para escribir sin distracciones

Si tienes que escribir contenidos para un blog o alguna propuesta, tener una aplicación de escritura con muchas funciones puede llegar a distraerte. A veces, es mejor escribir toda la información cuanto antes, sin preocuparte demasiado por el formato. Una vez que tengas el primer borrador, llega la hora de darle formato y de editarlo. Existen muchísimas opciones para evitar distraerte mientras escribes. Aquí te dejo unas cuantas.

Focused (Mac)

Es una aplicación que yo mismo uso, sobre todo cuando quiero anotar de forma rápida algunas ideas. La interfaz es muy simple y con escasa información a propósito: lo único que puedes hacer es escribir. Tienes la opción de poner la aplicación en modo párrafo o frase. Por ejemplo, si eliges el modo frase, la aplicación irá difuminando la frase anterior mientras escribes la siguiente. Esto es útil para evitar el impulso de volver atrás y editar lo que has escrito, incluso antes de tener completo un primer borrador. Es de gran ayuda para escribir más rápido. Si necesitas cumplir con un límite de palabras o caracteres específico, también puedes verlo en la esquina derecha superior. Para evitar cualquier distracción, puedes incluso poner la aplicación en pantalla completa. También puedes poner sonidos relajantes, como el sonido de la lluvia, aunque yo lo encuentro un poco molesto. Cuando estés listo para formatear tu texto, puedes hacerlo con Markdown o utilizar el menú de formato que hay en la parte superior de la pantalla. El texto se guardará en varios formatos, entre los que se encuentra Texto enriquecido, PDF y HTML, lo cual es muy útil para las publicaciones de los blogs.

IA Writer (Windows, Mac, Android, iOS)

IA Writer es otra herramienta de escritura sin distracciones. Es muy similar a Focused, pero IA Writer también está disponible para Windows, Androd e iOS. Al igual que Focused, tiene una interfaz muy limpia y sencilla, lo que te permite concentrarte en una sola frase o un solo párrafo.

Aplicaciones de organización

Todoist (iOS, Android, MacOS, Windows y más)

Todoist es mi aplicación de referencia para organizar mis trabajos de diseño profesionales y mis proyectos personales. Es muy sencilla de usar, pero también tiene muchas funciones, por si las necesitas. La mejor manera de empezar es añadir un proyecto, por ejemplo: «Proyecto de diseño de folleto». Entonces, dentro de ese proyecto, puedes crear tareas/cosas que hacer. Quizá quieras añadir una tarea que se llame «recopilación de información» y otra que se llame «boceto inicial». Puedes programar todas las tareas e incluso enviarte a ti mismo recordatorios. Si quieres ir aún más allá, también puedes añadirle una etiqueta a las tareas. Por ejemplo: el nombre de tu cliente. Todoist te muestra lo que se tiene que hacer «Hoy» o en los próximos 7 días.

Cuando termines una tarea, pulsa en el círculo y desaparecerá. Otra característica útil de la aplicación es la posibilidad de programar tareas recurrentes. Por ejemplo, si tienes que diseñar habitualmente un boletín de noticias para un cliente, puedes programarlo todos los meses. Todoist también te permite asignar tareas a otras personas con las que compartas un proyecto. Por ejemplo, si estás colaborando con otro diseñador, puedes asignarle determinadas tareas y hacer el resto tú. Otra función para ahorrar tiempo es que puedes convertir tus correos electrónicos de Outlook o Gmail en tareas. Imagina que un cliente te envía un correo con modificaciones: lo único que tienes que hacer es convertir ese correo en una tarea más de tu lista.

Microsoft To-Do – anteriormente Wunderlist (Web, iOS, Windows, Android)

¿Te acuerdas de una aplicación que se llamaba Wunderlist? Era una aplicación de listas para organizar tu trabajo y tu vida muy popular y fácil de usar. Pues Microsoft la compró y su versión más reciente se conoce como Microsoft To-Do. Si eres usuario de Windows, puede ser una buena opción para ti, ya que se integra con las tareas de Outlook. Microsoft To-Do funciona de forma muy similar al resto de aplicaciones de tareas. Puedes crear listas y dividirlas en tareas con plazos y recordatorios. También puedes repetir tareas y dividirlas en subtareas más pequeñas, llamadas pasos». Cuando has introducido tus listas y tareas, puedes verlas en la sección «Mi día», que muestra las tareas de hoy, o en «Planeado», que muestra el día de hoy, mañana y los 5 días siguientes.

Aplicaciones similares a Todoist y Microsoft To-Do

Dos aplicaciones con un estilo muy similar al de Microsoft To-Do y Todoist son Things (Mac e iOS) y OmniFocus (Mac e iOS). Antes de cambiarme a Todoist, yo usaba Things. Está muy bien diseñada, pero el problema es que las dos aplicaciones tienen licencias distintas para Mac y para iOS, por lo que resultan algo caras.

Trello (Browser, iOS, Android, Mac PC)

Trello funciona de una forma distinta que las aplicaciones que hemos mencionado antes. Para empezar, debes crear un tablón. El tablón puede representar un proyecto en particular. Dentro del tablón, puedes crear listas y, en cada lista, tienes unas cosas llamadas tarjetas. Hay un montón de formas distintas de usar las listas, por ejemplo, puedes crear una lista para cada tipo de trabajo: dentro de un proyecto, puedes tener diseño, redes sociales y reuniones. En esas listas, puedes crear tarjetas que representen las tareas y añadir texto, imágenes, vínculos a páginas y un plazo de vencimiento. En Trello, puedes colaborar con otras personas, lo cual es útil para trabajos conjuntos.

Google Tasks (Explorador, iOS, Android)

Si ya utilizas productos de Google como Gmail y Google Calendar, puede que quieras echarle un vistazo a la sencilla aplicación gratuita de organización de Google, que se llama Tasks y que se integra con ambas. Esta aplicación te permite crear listas y añadir tareas con plazos. Incluso puedes incluir subtareas.

El simple hecho de organizar tu día o tu semana te puede ayudar a ser más productivo. Además, da un placer inmenso tachar cosas de tu lista de cosas que hacer. Además, si organizas el resto de tareas menores que tengas que hacer para cuando acabes de trabajar, podrás centrarte solo en la tarea que estés realizando.